Im Zeitalter der SMS und Instant-Online-Nachrichten scheint die Kunst der Telefonkommunikation manchmal so, als ob sie auf der Strecke bleibt. Die Telefonkommunikation kann zwanglos, zwischen Freunden oder einem formaleren Teil des Geschäfts erfolgen. Eine effektive Telefonkommunikation beginnt bereits vor dem Abheben des Telefons. Wenn Sie darüber nachdenken, welche Nachricht Sie benötigen oder vermitteln möchten, wie Sie Ihre Informationen vermitteln und wie Sie gut hören, sind Sie Teil einer effektiven Telefonkommunikation.
Finde etwas Ruhe
Die Kommunikation über das Telefon ist viel effektiver, wenn beide Parteien ohne Hintergrundgeräusche klar miteinander kommunizieren können. Planen Sie Ihren Anruf, sei es für die Arbeit oder um sich mit einem alten Freund zu treffen, in einer Zeit, in der Sie sich nicht um andere Angelegenheiten kümmern müssen. Versuchen Sie bei einem eingehenden Anruf einen ruhigen Ort in Ihrem Zuhause zu finden, an dem Ihr Anrufer nicht mit dem Rest Ihrer Familie konkurrieren wird. Plärrende Geräusche wie Fernsehen, Straßenverkehr und bedürftige Kinder können sowohl Ihre Zuhör- als auch Ihre Kommunikationsfähigkeiten beeinträchtigen und es Ihnen erschweren, die Geschäfte Ihres Telefongesprächs zu führen.
Wähle Deine Worte
Ihre Sprache spielt eine große Rolle bei der Entwicklung effektiver Telefonkommunikationsfähigkeiten. Höflichkeit wird immer erwartet, wenn Sie am Telefon sprechen, aber wenn Sie über Ihre Worte nachdenken, bevor Sie Ihren Anruf tätigen, können Sie Ihre Meinung deutlich machen und der Person am anderen Ende der Leitung einen guten Eindruck vermitteln. Schreiben Sie ein Skript der wichtigsten Punkte, die Sie abdecken möchten, zusätzlich zu den Namen der Personen, mit denen Sie sprechen müssen, könnte Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, nach der State of Idaho Department of Labor. Versuchen Sie, eine neutrale Sprache zu verwenden, um negative Antworten zu mildern, damit die Person, zu der Sie sprechen, weiter zuhört. Die South Carolina Abteilung der staatlichen Informationstechnologie bietet Sätze wie "Ich schlage vor" oder "Ich empfehle" anstelle von "Sie sollten" oder "Sie müssen". Wenn ein Anrufer nicht hört, was er hören will oder erwartet, hört er oft auf zu hören, und Ihre Kommunikation hat praktisch aufgehört.
Kleide das Teil an
Sie können feststellen, dass Sie am Telefon besser kommunizieren, wenn Sie aufrecht sitzen, Kleidung tragen, die der jeweiligen Aufgabe angemessen ist, und sich auf andere Weise professionell verhalten. Sprechen, während Sie ausgestreckt auf der Couch liegen, kann Ihre Stimme dämpfen und das Hören für die Person erschweren, mit der Sie sprechen. Wenn Sie das Telefon für berufliche Zwecke verwenden, üben Sie, Fragen mit einem Partner oder einem Tonbandgerät zu beantworten, um Feedback über Ihren Tonfall und Ihre Sprechlautstärke zu erhalten.
Höre voll zu
Kommunikation bedeutet zuhören und reden. Höre aufmerksam zu, ohne deinen Telefonkorrespondenten auszuschalten. Bestätigen Sie von Zeit zu Zeit einen Kommentar, damit Ihr Anrufer weiß, dass Sie ihm zuhören, und ihn nicht nur ausgeschaltet haben. Aber kommentieren Sie nicht so oft, dass es scheint, dass Sie nur die gleichen Sätze einwerfen - "Ich sehe", "richtig", "OK" sind ein paar Beispiele - ohne wirklich zuzuhören. Halten Sie einen Notizblock und einen Stift bereit, damit Sie alle relevanten Informationen aufschreiben können, und wiederholen Sie sie für die andere Person, wenn einer von Ihnen eine Klärung benötigt.
