Aktiv engagierte Eltern sind der Schlüssel zu den erfolgreichsten Jugendarbeitsprogrammen. Es ist wichtig, sie über Ereignisse und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten, um ihre Unterstützung und Beteiligung sicherzustellen. Als Jugendgruppenleiter oder Jugendpastor liegt es an Ihnen, in Ihrer Kommunikation mit Ihnen einen willkommenen und informativen Ton zu finden, sei es schriftlich oder persönlich. Wenn es notwendig ist, ein Elterntreffen abzuhalten, schreiben Sie einen freundlichen, prägnanten Brief, um Eltern über das Treffen zu informieren - und fügen Sie eine Agenda hinzu, damit sie sich auf das Treffen vorbereiten können.
Schritt 1
Legen Sie eine Uhrzeit und ein Datum für das Elterntreffen der Jugendgruppe fest und sichern Sie sich einen geeigneten Ort für das Treffen. Setzen Sie die Informationen zum Treffen in den Kirchenkalender und in den Newsletter oder das wöchentliche Bulletin, um es weit bekannt zu machen. Wenn Sie möchten, dass bestimmte Personen außerhalb der Eltern, z. B. Ihr Pastor, an dem Treffen teilnehmen, bitten Sie diese rechtzeitig, um sicherzustellen, dass sie teilnehmen können.
Schritt 2
Schreiben Sie einen kurzen, freundlichen Brief an die Eltern und laden Sie sie zu dem Treffen ein. Wenn Sie alle Eltern persönlich kennen, können Sie einen informellen Gruß wie "Lieber John und Sue" verwenden, um Ihren Brief zu öffnen. Ansonsten verwenden Sie eine Begrüßung wie "Sehr geehrte Jugendgruppen-Eltern" oder "Sehr geehrter Herr und Frau Smith".
Schritt 3
Verwenden Sie Ihren ersten Absatz, um die Eltern zu der Besprechung einzuladen. Geben Sie dabei Datum, Uhrzeit und Ort für die Veranstaltung an. Beachten Sie, dass Sie eine separate Besprechungsagenda einschließen, die dem Brief beigefügt ist. Beschreiben Sie als Nächstes den Zweck und die Ziele des vorgeschlagenen Treffens. Listen Sie nicht alle Punkte auf, die Sie abdecken möchten, sondern heben Sie die wichtigsten Punkte hervor, damit die Eltern die Bedeutung des Treffens verstehen und wissen, was zu erwarten ist. Fügen Sie nach Bedarf weitere Absätze hinzu, um relevante Hintergrundinformationen zu den Themen bereitzustellen, die Sie in der Besprechung diskutieren möchten.
Schritt 4
Schließen Sie Ihren Brief, indem Sie die Eltern bitten, Ihnen mitzuteilen, ob sie teilnehmen können oder nicht, und geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, damit sie Sie telefonisch oder per E-Mail erreichen können. Betonen Sie die Bedeutung der Einbeziehung der Eltern in ein erfolgreiches Jugendministeriumsprogramm und beenden Sie damit, dass Sie sich darauf freuen, sie bei der Sitzung zu sehen, ihre Beiträge zu den Themen zu hören und sie besser kennenzulernen. Verwenden Sie ein traditionelles Closing wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Respektvoll", gefolgt von vier Leerzeilen und Ihrem gedruckten Namen. Unterschreiben Sie Ihren Namen in den Leerstellen über dem gedruckten Namen. Gegebenenfalls möchten Sie einen Abschluss wie "Ihr in Christus" oder "In seinem Namen" verwenden.
Schritt 5
Erstellen Sie eine Agenda für Ihr Treffen mit den Eltern der Jugendgruppenmitglieder. Listen Sie die Tagesordnungspunkte in der Reihenfolge ihrer Priorität auf, um sicherzustellen, dass Sie zuerst zu den wichtigsten Problemen gelangen. Um sicherzustellen, dass die Besprechung auf Kurs bleibt, weisen Sie den einzelnen Tagesordnungspunkten ungefähre Diskussionszeiten zu. Zum Beispiel könnten Sie in Ihrer Agenda die Einführung von Jugendgruppenbeauftragten (5 Minuten), Überblick über bevorstehende Jugendgruppenveranstaltungen (15 Minuten) und Diskussion von Kosten und Mittelbeschaffung für Dienstreise (15 Minuten) notieren.
Schritt 6
Korrekturlesen Sie Ihren Brief und die Tagesordnung. Besorgen Sie sich eine aktuelle Liste der Jugendgruppenmitglieder und ihrer Eltern. Achten Sie darauf, jedem Elternteil eine Kopie Ihres Briefes und der Tagesordnung zu schicken. Senden Sie den Brief per Post, um sicherzustellen, dass er direkt an Ihre gewünschten Empfänger geht. Senden Sie den Brief mindestens zwei volle Wochen vor dem Meeting - und senden Sie ein paar Tage vor dem Meeting-Termin eine E-Mail-Erinnerung per E-Mail.
